友人と連絡を取る時は当然として、企業と連絡を取る時の媒体は電話かメールの二択になるでしょう。
しかしながら、電話やメールのマナーは意外に難しいものですし、気を付けなければならない点もあります。
知らなければ企業に非常識と思われ、信頼感を失う要素になってしまいます。
仕事と直接関係ないところで信頼感を失っては勿体無いので、ここで電話やメールのマナーを確認しつつ、つぶやいてみます。
覚えておきたい電話のマナー
電話をかけるマナーとして最も気を付けなければならないのは、電話をかける時間帯でしょう。
相手が電話に出やすいと指定された時間に掛けるのが当然として、時間帯にも暗黙のルールがあります。
ここで確認しておきましょう。
NGとされる時間帯について
次の時間帯に掛けることは、あまり好ましくないようです。
- 始業から約３０分間
- お昼休み
- 終業直前の約３０分前
- 終業時間外
どの時間帯も、電話を掛けることによって相手に負担を与え、困らせる可能性が高いことがわかりますよね。
相手側の立場に立って、掛けられたら嫌な時間帯に掛けないようにすればいいことがわかります。
しかし、緊急時にはそうは言ってられません。
緊急時の電話では必ず一言添えましょう。
緊急時の電話の場合
「時間外に申し訳ありません」
「お忙しい時間に申し訳ありません」
といった一言を必ず添えて、相手への配慮を最も大切にしたいものです。
電話を掛ける前の準備も大切です
電話を掛ける時には、相手の話を聞き漏らしたり話をスムーズにするために準備することが大切です。
- 話に必要な資料や書類を準備する
- 質問内容や伝達事項を準備する
- メモとペンを準備する
話をスムーズにすることが大切なのは当然のことでありますが、約束事や検討事項、大切な内容を忘れてしまっては必ず信用を失います。
そうならないためにも電話終了後に必ずメモを取るように心がけましょう。
最後はお互いに理解できるように確認しましょう
「今回は〜〜ということで問題はありませんでしょうか」
「それでは次回は〜〜ということでよろしいでしょうか」
という風に話の内容をまとめ、お互いの理解に相違がないようにしなくてはなりません。
電話先の担当者が不在だった場合
電話や連絡を取っても先方が不在の場合もありますよね。
そのような時には大方３つの対応に絞られます。
- 掛け直す
- 伝言をお願いする
- 折り返しの電話をもらう
「掛け直す」のが最もよい対応です。
しかし、状況によっては掛け直すことが失礼に当たることもあります。
そのような場合には「伝言をお願いする」のですが、第三者が絡むと正確に伝わらない可能性もあります。
必ず電話口の相手の名前を伺うようにしましょう。
相手の都合がどうしても合わない場合など、「折り返しの電話をもらう」ことになります。
しかし基本は失礼のないように自分から掛け直すことが好ましいです。
気を付けたいメールのマナー
メールにも電話と同様に様々なマナーがあります。
ここでは、友人や知り合いとのメールではなく、ビジネスメールのマナーについてつぶやいていきます。
メールにおけるコミュニケーションスキルについて
現代では、企業の連絡手段はメールが大半であっても何ら不思議ではありませんし、最終確認以外はメールだけで済ます方がお互いにとって効率の良くなることが多いでしょう。
メールでのコミュニケーションは、対面とは違い、仕草などで察することができる細かなニュアンスも伝わりにくいものです。
ですので、メールにおけるコミュニケーションスキルが必要となります。
メールは文章であって言葉ではありません
メールは言葉ではありませんので、口頭とは違い余分な慣用句や修飾語を付けてしまうとわかりにくい文章になってしまいます。
口頭とは違い雰囲気は文章では、基本的に伝わらないものですので、抽象的な文章は悪影響を与えることがあるので避けましょう。
メールの文面はできる限り短く、簡潔に見せることが大切です。
一文を短くし、小まめな改行で読みやすい文章を作る工夫が必要であり、印象的なタイトルを付けて、全体を整えた文章作りを心がけたいものです。
何度も繰り返さすに簡潔に完結させましょう
メールのやり取りを何度も繰り返して、一つの項目を決めるのに時間を掛けすぎることのないようにしましょう。
自分の意見や構想を明確に示し、相手に意見を聞くという形が好ましいです。
相手に時間をとらせないように、無駄な質問をしないように、わからないことや知りたいことはあらかじめ調べて準備した上で尋ねるようにしましょう。
メール全体の形や送付ファイルについて
メールの形として、相手に届いたらまず目に行くのはアドレスです。
ですので、一目で誰のメールかわかるように、自分の名前を含むなど仕事専用のメールアドレスを持つようにしましょう。。
そして、パソコンと携帯電話を同期させて出先でもオフィスでも連絡が付く様にしておきましょう。
署名と表示名
署名と表示名を付けることはメールのマナーになっております。
一般的に、署名には「氏名、住所、電話番号、メールアドレス」を記載します様に、自分自身を表す重要なものです。
署名は名刺の役割も果たしますので、必ず設定するようにしましょう。
件名と宛名
メールの内容がすぐにわかるような件名が好ましいです。
長い件名を付けるのではなく、短く簡潔に理解できるようにしましょう。
また、宛名を入れないと大変失礼にあたります。
必ず会社名、部署名、担当者名を記載します。
間違えがあると失礼なだけではなく、読んでくれない可能性もあります。
送信前にもう一度確認するようにしましょう。
ファイルの添付
資料やデータを送る際には、ファイルの添付が必須となります。
相手の指定ファイルを添付して送付するようにしましょう。
また、ファイルを受信した場合にも、必ず連絡して作業を進めるべきでしょう。
まとめ
電話やメールのマナーは、一般的にはできて当然のことと判断されます。
だからこそ、ミスをして信頼を失うことのないように慎重に確認したいものです。
えいかい できて当然だから、できていないと「ダメ」なレッテルを貼られるんですね。